NUO EKO-DIZAINO KULTŪROS
IKI MEDŽIAGŲ STRUKTŪROS
Dr. Inga Valentinienė

5. Projektų dokumentacijos parengimas

Projektų dokumentacijos parengimas

Naujų gaminių kūrimo procesams rekomenduojama pasirinkti tinkamiausią metodą, nes tuomet galima apibrėžti projekto apimtį, organizuoti projekto veiklas ir numatyti būsimus darbus. Pasirengus planą ir pasirinkus metodą, projekto rengimas vyksta produktyviai, veiklos organizuojamos ir vykdomos sėkmingai, pagal numatytus laiko terminus ir biudžetą. Tai ypač disciplinuoja kūrybinius projektus, vykdomus dizainerių ir kitų specialistų, kuriuos sunku įsprausti į laiko ir vertės rėmus. Nežiūrint to, būtina naudotis pagrindinėmis projektų vykdymo nuorodomis, nustatant siektinus tikslus bei uždavinius, numatant laiko intervalus atskiroms projekto veikloms įgyvendinti bei pasiskirstant darbus tarp projekto dalyvių.

Nors yra daugybė priežasčių, dėl kurių dizaino projektų eiga gali sutrikti, daugelis sunkumų gali būti pašalinami, pasinaudojant patirtimi, išsiaiškinant panašias priežastis ankstesniuose panašaus tipo ir apimties projektuose. Atrodytų, kad mokymasis iš praeities projektų yra nelabai naudingas, tačiau nustatyta, kad projektavimo problemos iš dalies pasikartoja, todėl panašios klaidos neturėtų būti kartojamos. Todėl tobulinti kūrimo – projektavimo procesą, remiantis ankstesnių projektų patirtimi, visada rekomenduojama.

Gerai parengta techninė dokumentacija pirmiausiai reikalinga produktų ir paslaugų vartotojams. Tai neatsiejama ne tik klientų palaikymo, bet ir prekės ženklo kūrimo bei pasitikėjimo kūrėju / gamintoju dalis. Vartotojai ieško informacijos (pateiktos dokumentacijoje) tada, kai jiems labiausiai reikia. Ir jei jos neranda ar ji yra prastos kokybės, vartotojai, išreikšdami nepasitikėjimą, pradeda ieškoti alternatyvų. Kaip pavyzdį galima paminėti dažnai pasitaikantį dizaino projektų vykdymo atvejį, kai blogai parengti pasiūlymai ar prezentacijos yra atmetamos vartotojų arba užsakovų (pvz., projektų dokumentacijos parengimas fondų finansavimui gauti). Tuo atveju kūrybiniai darbai sustoja pradinėje – idėjinėje fazėje.

Techninę dokumentaciją naudoti svarbu šiais aspektais:
• galutiniam vartotojui: vartotojo vadovai, gaminio aprašai ir surinkimo schemos, internetinės pagalbos sistemos, mokymo programos, valdymo ir aptarnavimo instrukcijos – viskas, kas vartotojams padeda naudoti gaminį;
• rinkodaros tikslais: informacija orientuota produkto ir įmonės prekės ženklų reklamai – gaminio aprašai, nuotraukos ir / ar vaizdo įrašai, pristatymai ar nuorodos į internetinius puslapius su reklamine medžiaga ar detaliomis techninėmis specifikacijomis. Tai gali būti ir organizacijos palaikymas, kai pateikiama informacija apie dizaino studiją ar gamybos įmonę – jos struktūrą, vykdomas procedūras, darbo eigą, kokybės ir aplinkosaugos politiką ir visą kitą, ką projekto grupės nariai turi žinoti, kad galėtų atlikti savo darbus.

Nors dar visai neseniai dauguma dokumentų (spausdintų) būdavo pateikiami vartotojams kaip vartojimo vadovai, šiandien dauguma techninių dokumentų yra (turėtų būti) prieinami dizaino studijos ar įmonės interneto svetainėje arba vartotojų aptarnavimo tinklalapiuose. Tai modernios vadybos remiami principai, kuriuos skatina pažangūs vadovai.

Ko reikia, kad dizainas (žodis) taptų realiu dizaino sprendimu / objektu (kūnu)?

Dizaineris ar kūrėjų grupė vienu ar kitu būdu viename ar kitame lygmenyje turi pateikti savo idėjas, sprendinius, išradimus (kūrinius, projektus) suinteresuotai žmonių grupei. Rengiamo projekto pristatymo eiga vyksta atskirais naujo produkto kūrimo etapais.

Projekto ar kūrybinio darbo pradžioje dizaineris turi pristatyti idėjas ir galimus sprendimo variantus, aptarti reikalingus tyrimus ir t.t. Tam naudojamos įvairios pristatymų formos nuo paprasto raštiško pasiūlymo ar trumpo pasakojimo iki sudėtingų prezentacijų, pasitelkiant modernią vaizdo ir garso programinę įrangą. Pirminio pristatymo forma ir trukmė dažniausiai priklauso nuo kuriamo objekto ar paslaugos svarbos ir apimties bei užsakovų sąlygų.

Pradėjus patvirtintą dizaino projektą ir suderinus kūrimo etapus vykdomi periodiniai darbų eigos pristatymai. Tokia komunikacija leidžia savikritiškai pažvelgti į kuriamo sudėtingo objekto charakteristikas, o taip pat atlikti tarpinius koregavimus ir suderinimus. Komunikacija šiuo metu vyksta projekto darbo grupės viduje numatytų susitikimų metu su užsakovais ir finansuotojais.

Jau pradedant kurti gaminius sudaromas produkto aprašas, o sudėtingesniems objektams projektinė užduotis, kurioje atsispindi esminiai parametrai ir charakteristikos. Tai pirmieji projekto dokumentai, kurie didesniuose užsakymuose gali peraugti į sutartį ar kitus turtinius / finansinius dokumentus. Taip pradedama kurti techninė dokumentacija, kurios apimtis ir tobulinimas vyksta lygiagrečiai produkto gyvavimo ciklui.

Techninė dokumentacija bendruoju atveju reiškia bet kurį dokumentą, paaiškinantį produkto naudojimą, funkcionalumą ir konstrukciją. Rengiant bet kurį dokumentą, visada reikia galvoti apie tai, kodėl ir kokia apimtimi jis reikalingas vartotojams, naujiems darbuotojams, administratoriams ir visiems kitiems, kurie turi žinoti, kam naujas produktas skirtas, kokios jis sudėties ir kaip veikia.

Techninė dokumentacija nėra vien tik informacijos fiksavimas. Tai informacijos pateikimas tokiu būdu, kad ją būtų lengva skaityti ir suprasti, bendrai tariant – patogu naudoti. Parengta dokumentacija iš tikrųjų turi būti naudinga tiek gamintojui, tiek gaminio vartotojui.

Taigi, nuo ko pradėti? Yra keletas nuostatų apie techninės dokumentacijos sudarymą, kurios iš tikrųjų gali būti naudingos.

Svarbus pradžios elementas rengiant techninę dokumentaciją – plano sudarymas. Tai gali atrodyti akivaizdu, tačiau tik iš anksto žinant techninės dokumentacijos tikslą ir suplanavus apimtį, sutaupomas laikas ir energija, darbai atliekami lengvai ir įmanomai greitai.

Į parengtą užduotį atsakingai įsigilinti reikia jau darbų pradžioje, nes šiais pradiniais duomenimis bus naudojamasi nuo pat pirmojo pristatymo. Iškilus neaiškumams užduotyje, būtina iš karto stengtis rasti abiems pusėms vienodai traktuojamus ir suprantamus dokumento pakeitimus.

Jei projektuotojai nėra naujos užduoties temos ekspertais, gali prireikti užmegzti ryšius su technine darbuotojų grupe ir atlikti keletą interviu. Įsisavinus medžiagą, išvengiama tai, kas dažnai vadinama Neįmanoma misija ruošiant techninius projektų dokumentus. Palengvinti šį procesą gali ir projektuotojų turimų analogų pavyzdžiai. Tad, patartina atliki trumpą auditą ir peržiūrėti turimus savus išteklius. Informacinės technologijos dabar leidžia labai greitai keisti duomenis ir net vaizdus įvairiuose dokumentuose: aprašuose, schemose, brėžiniuose. Tuo pačiu atsiranda didelė rizika, kai tuos taisymus, patobulinimus atlieka su produktu ar paslauga mažai susipažinę asmenys. Iškraipyta ir netiksli informacija dokumentuose erzina vartotojus, nes jie gali patirti didelius nepotogumus ar net juntamus nuostolius dėl atsiradusių klaidų.

Į rengiamą dokumentų planą – trumpą aprašą, padedantį projektavimo procesuose, reikia įtraukti tikslą. Tik aiškiai suformulavus darbo tikslą galima parašyti gerą techninę dokumentaciją ir parengti tinkamą informaciją apie tai, kaip šiais dokumentais naudodamasis vartotojas galėtų tinkamai surinkti ir eksploatuoti produktą. Rengiant dokumentaciją svarbu aiškiai nurodyti vartotojui kur ir kaip surasti reikiamus dokumentus, tiek spausdintus, tiek pateiktus internetinėje erdvėje.

Klientai iš skirtingų veiklos sričių reikalauja, kad techninė dokumentacija būtų parengta remiantis tam tikromis taisyklėmis, naudojant tos srities specifinius terminus ir informacijos formuluotes.

Techninė dokumentacija svarbi dėl informacijos ir jos suprantamo pateikimo, tai yra aiški struktūra ir paprastas stilius. Sudarius turinio struktūrą atsiskleis dokumentų apimtys, bus aišku kurios darbo dalys iš rengėjų pareikalaus daugiausiai pastangų.

Kuriant specialų techninės dokumentacijos tinklalapį, reikia sukurti ir puslapio stilių. Tam reikia tikslaus turinio, dokumentų kiekio ir aiškios informacijos hierarchijos. Vartotojui turi būti viskas aiškiai suprantama ir lengvai surandama. Dėl netinkamo dokumento dizaino ir sudėtingo informacijos pateikimo, dokumentą sunku perskaityti ir suvokti jo turinį. Tokia informacija yra mažai naudinga ir sunkiau įsisavinama.

Tokiam dokumentų pateikimui gali būti naudojami šablonai ar schemos (duomenų struktūros brėžiniai). Techninės dokumentacijos šablonas gali būti tokios struktūros:
1. dokumento pavadinimas;
2. paantraštė – papildoma informacija;
3. santrauka;
4. vidinė navigacija – turinys;
5. dokumento bendroji dalis – aiškinamieji tekstai, vaizdai / nuotraukos, schemos, brėžiniai ir t.t.;
6. informacijos šaltiniai (literatūros sąrašas);
7. susiję dokumentai, kurie gali padėti ir yra reikalingi dokumento vartotojui.

Pateikti informacijos šaltiniai vartotojui suteikia galimybę susipažinti su platesniu dokumente analizuotos informacijos aspektu, ypač esant didesniems vartotojo poreikiams.

Gera galimybė rasti trūkumus planavime ir tyrimuose, parengus juodraščius. Juose atsiskleidžia dokumento metmenys, atspindintys kiekvienos nagrinėjamos temos svarbą ir apimtis.

Techninės dokumentacijos rengimas (rašymas) ne visiems lengvai sekasi. Ypač sunku tuomet, kai projekto tema sudėtinga ir naudojama daug techninių sąvokų. Patartina laikytis kelių paprastų taisyklių rašymui:
• rašyti paprasta, aiškia, žmogui priimtina kalba. Jeigu nepavyksta tiksliai suformuluoti mintį, suformuluojami gremėzdiški, nepatogūs, sudėtingai suprantami sakinius, reikia palikti juos tokius trumpam atsitraukti ir tik po kurio laiko prie jų sugrįžti.
• Skaitytojai dažnai nežino tiek, kiek žinoma specialistui, todėl tekstas turi būti suprantamas be didelių pastangų. Net akivaizdūs teiginiai turi būti pritaikyti dokumento vartotojui, todėl reikia įvertinti galimas auditorijos žinias.
• Rašyti reikia tik tiek, kiek reikia. Trumpas rašymas yra geras rašymas, tai gerai žinoma taisyklė. Nerekomenduojama daugžodžiauti, bet patartina pateikti visą būtiną dokumento informaciją. Rekomenduojama suskaidyti didelius teksto gabalus ir išlaikyti aiškumą įvadinėje, pagrindinės informacijos dėstymo ir apibendrinančioje dalyse.
• Jei įmanoma, pirmiausia reikia vizualizuoti tai, kas norima paaiškinti, o tik po to aprašinėti. Vaizdų galia nenugalima – nuotraukos ar schemos iš tiesų perduoda išsamią ir aiškią informaciją. Ją aprašyti reikėtų didelių pastangų ir daugybės žodžių.

Kartais pravartu į pagalbą pasitelkti ekspertą, kuris atliktų dokumento juodraščio, o vėliau ir galutinio varianto peržiūrą. Kalbant apie techninę dokumentaciją, vienas geriausių būdų ją susisteminti yra tai, kas vadinama 30 / 90 atsiliepimais.

Kai parengta 30 % darbo (pradinis projekto variantas ir metmenys), recenzento paprašoma pateikti pagrindines pastabas apie struktūrą bei pateiktą medžiagos kiekį ir kokybę. Kai atlikta 90 % darbų (galutinis juodraštis), prašoma recenzento nuosekliai peržvelgti dokumentus ir išsakyti visus darbo trūkumus bei pateikti rekomendacijas, kaip pagerinti. Taip pat naudingi kolegų atsiliepimai, į kuriuos pravartu atsižvelgti. Tai galima atlikti surengiant tarpusavio vertinimo sesijas, kurių metu įvertinamas turinio suprantamumas ir tinkamumas tikslinei auditorijai.

Sistemingai dirbant su recenzijomis, laiku ir tinkamai atsižvelgiant į išsakytas pastabas, pateikus galutinę dokumentacijos versiją nemalonių staigmenų bus išvengta.

Techninė dokumentacija turi būti atnaujinama, numatant laiko intervalus medžiagos atnaujinimui. Nauja dokumento versija turėtų būti parengta atsižvelgiant į projekto ar gaminio gyvavimo ciklą.

Nuoseklus ir nekeblus dokumentų pateikimas, struktūra, kalbos stilius ir grafiniai vaizdai, padeda kurti nuomonę apie įmonę (ypač aktualu dizaino studijoms / įmonėms) ir stiprinti naujo gaminio – prekės ženklo įvaizdį.